Controle completo e proteção de documentos: conheça o Workshare!

workshare
Dentro de uma empresa, é grande a quantidade de documentos que são compartilhados todos os dias por colaboradores. Para equipes que estão envolvidas no mesmo projeto, a cada vez que isso ocorre surgem alterações e é preciso estar atento a cada uma delas, para que erros não passem a diante e para que todos os envolvidos caminhem no mesmo passo, principalmente quando se trata de arquivos confidenciais e sensíveis da companhia.

Mas é fato que, acompanhar todas as alterações de maneira manual, analisando documento a documento, além de demandar muito tempo e ocupar colaboradores que poderiam estar focados em atividades voltadas para o core business, também aumenta as chances de erros passarem despercebidos. Mais do que todas essas questões, gestores também precisam se preocupar com o fator principal, o controle de tudo que é compartilhado, não só como forma de traçar um cenário da empresa e suas informações, mas principalmente por questões de proteção de dados.

Por isso, é importante contar com uma ferramenta que auxilie e que permita que todas essas tarefas sejam realizadas de maneirá fácil e ágil. Pensando nisso, hoje apresentaremos o Workshare.

Sobre o Workshare

O Workshare é uma plataforma que possibilita que empresas tenham total controle sobre documentos e segurança de arquivos confidenciais. Dessa maneira, elas podem contar com informações totalmente confiáveis e protegidas.

Atuando de maneira integrada, a ferramenta permite que usuários sejam capazes de converter diferentes formatos de arquivos – como PDF em docx para edição – e também compartilhem documentos, independentemente do tamanho e sem a necessidade do uso de FTP (File Transfer Protocol). Quando se trata da comparação de várias versões de documentos da empresa, o Workshare viabiliza a visualização de modificações relevantes que foram realizadas em arquivos PDF ou de Word. Todas as informações são incluídas e levadas ao conhecimento da gestão.

A plataforma também facilita o trabalho colaborativo, com praticidade e eficácia. Através dela é possível que várias pessoas façam a revisão de um mesmo documento, sem confusão. Além disso, o Workshare mantém metadados sob controle, sem interromper ou impactar a rotina de trabalho. Ou seja, ele oferece segurança sem comprometer a produtividade dos usuários.

Vantagens de contar com o Workshare

  • Conexão com DMS: o Workshare possui forte integração com grandes soluções DMS e/ou ECM como iManage e Open Text.
  • Sincronização e compartilhamento: arquivos robustos podem ser compartilhados diretamente do Microsoft Office ou Outlook (com acesso autenticado e controlado). Além disso é possível ativar a função de comentários, que evita longas e desnecessárias trocas de e-mail.
  • Trabalho colaborativo: com agilidade e facilidade, os usuários do Workshare podem fazer inúmeras alterações em diferentes versões de documentos sem que percam sua integridade. O gestor pode ter acesso e ver revisões e comentários online dos colaboradores diretamente do Microsoft Office.
  • Comparação de documentos: é possível gerenciar diferentes versões de documentos, com clareza, o que torna mais rápido o processo de avaliação. Dessa maneira, a ferramenta possibilita uma grande precisão em todo o processo.
  • Remoção de Metadata: o Workshare impede que informações confidenciais contidas em documentos da empresa sejam compartilhadas por usuários (mesmo de forma não intencional). O software marca os metadados nos arquivos e assim garante que apenas as informações e dados que o gestor pretende sejam compartilhados.

Se a sua empresa busca não só controle, mas também segurança para os documentos e informações, o Workshare é a solução completa. A Saldit, por ser parceira de grandes companhias de software no mundo e estar capacitada a regularizar seus licenciamentos, também é parceira Workshare. Entre em contato com nossa equipe e saiba mais sobre como podemos auxiliar a sua empresa nesse sentido!

30 março de 2016 - Categoria Licenciamento de software, Workshare.

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A Saldit é parceira oficial de grandes fabricantes de software do mercado nacional e internacional, basta falar com um de nossos profissionais e eles darão todo o suporte para tirar suas dúvidas!

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